Prozessautomatisierung: So beenden Sie die manuelle Arbeit

Was ist die Automatisierung eines Prozesses?

Bei der Automatisierung eines Prozesses wird die Software so konfiguriert, dass sie nur eine Abfolge von Aufgaben ausführt, die Sie heute manuell ausführen, ausgelöst durch ein Ereignis und nach von Ihnen definierten Regeln. Die Struktur ist immer die gleiche: Wenn „dieses“ passiert, tue „das“. Wenn eine Bestellung eingeht, wird die Rechnung erstellt. Wenn ein Kunde nicht innerhalb von drei Tagen zahlt, senden Sie ihm eine Erinnerung. Wenn der Lagerbestand unter ein bestimmtes Niveau fällt, wird die Bestellung an den Lieferanten weitergeleitet.

Der Schlüssel liegt darin, zwischen Aufgaben zu unterscheiden, die menschliches Urteilsvermögen erfordern, und Aufgaben, die lediglich die Befolgung eines Verfahrens erfordern. Die Entscheidung über die Preisstrategie für Ihr Unternehmen erfordert eine denkende Person. Senden Sie die Willkommens-E-Mail an jeden neuen Kunden, nein: Es ist jedes Mal dieselbe E-Mail mit denselben Schritten. Diese zweite Art von Aufgabe ist ein perfekter Kandidat für die Automatisierung, und hier vergeht normalerweise die meiste Zeit, ohne dass wir es merken.

Wie Sie herausfinden, was Sie am besten automatisieren können

Nicht alles ist automatisiert und auch nicht bequem. Ein guter Automatisierungskandidat erfüllt mehrere dieser Anzeichen:

• Es ist repetitiv: Man macht es mehrmals am Tag, in der Woche oder im Monat.
• Es folgt klaren Regeln: Man kann es so beschreiben: „Wenn das passiert, dann tu das“, ohne auf Humor oder Urteilsvermögen angewiesen zu sein.
• Es ist anfällig für menschliches Versagen: Daten erfassen, Zahlen kopieren und eine Nachverfolgung nicht vergessen. Genau dort, wo Menschen Fehler machen, weil sie müde sind.
• Es allein bietet keinen Mehrwert: Niemand bezahlt Sie dafür, dass Sie dieselben Daten in drei Systeme eingeben; Sie bezahlen Sie für das Ergebnis.
• Es fällt aus Vergesslichkeit: Nachverfolgungen, die nicht durchgeführt werden, Erinnerungen, die nicht gesendet werden, Gebühren, die verloren gehen.

Beispiele für Prozesse, die fast jedes Unternehmen automatisieren kann

Um es auf den Punkt zu bringen: Dies sind gängige Prozesse, bei denen sich die Automatisierung unabhängig vom Spin schnell auszahlt:

• Verkauf: Senden Sie den Zahlungslink, bestätigen Sie die Bestellung, benachrichtigen Sie, wenn die Lieferung abgeht, und stellen Sie verlassene Warenkörbe wieder her.
• Achtung: Beantworten Sie häufig gestellte Fragen sofort, verfolgen Sie Tickets und fordern Sie nach der Lösung eine Bewertung an.
• Finanzen: Erstellen Sie die Rechnung beim Abschluss des Verkaufs, gleichen Sie die bei der Bank eingegangenen Zahlungen ab und benachrichtigen Sie überfällige Forderungen.
• Lagerbestand: Bestellen Sie Produkte neu, wenn sie unter den Mindestwert fallen, und warnen Sie vor Engpässen, bevor Ihnen die Ware zum Verkaufen ausgeht.
• Marketing: Senden Sie die Begrüßungssequenz, reaktivieren Sie inaktive Kunden und planen Sie Veröffentlichungen, ohne dass diese ausstehen.

Wie man anfängt, ohne etwas kaputt zu machen

Der häufigste Fehler besteht darin, alles auf einmal automatisieren zu wollen. Der sinnvolle Weg ist schrittweise und überprüfbar:

• Beginnen Sie mit einer einzigen Aufgabe, der repetitivsten und langwierigsten, die Sie sich vorstellen können. Ein schneller Sieg ist überzeugender als ein toller Plan.
• Automatisieren Sie zunächst im überwachten Modus: Lassen Sie das System die Aktion vorbereiten und lassen Sie sie von einem Menschen genehmigen, bis Sie ihm vertrauen.
• Messen Sie das Ergebnis: Wie viele Stunden haben Sie dadurch zurückerhalten, wie viele Fehler haben Sie vermieden. Was gemessen wird, wird verbessert.
• Lassen Sie die Leine los: Wenn eine Automatisierung zeigt, dass sie gut funktioniert, lassen Sie sie alleine laufen und machen Sie mit der nächsten weiter.
• Lassen Sie immer eine Bremse stehen: Klare Regeln, wann das System anhalten und eine Person benachrichtigen soll.

Automatisierung mit Intelligenz: Auras Sprung

Die traditionelle Automatisierung folgt strengen Regeln: Wenn genau dies passiert, tun Sie genau das. Funktioniert sehr gut für vorhersehbare Prozesse. Aber viele Geschäftsprozesse haben Nuancen, die eine feste Regel nicht abdeckt: ein Kunde, der anders schreibt, eine Situation, die nicht vorhersehbar war. Hier bringt KI die Automatisierung noch einen Schritt weiter, denn sie kann den Kontext verstehen und Entscheidungen treffen und nicht nur dem Skript folgen.

Aura vereint beide Welten. Es verfügt über automatisierte Abläufe für klare Abläufe (wenn eine Bestellung eingeht, führen Sie diese Schrittkette aus) und KI-Agenten für das, was Urteilsvermögen erfordert (ein Gespräch verstehen und gut reagieren). Da sich alles im selben System befindet, ist die abteilungsübergreifende Automatisierung problemlos möglich: Ein Verkauf löst die Rechnung aus, aktualisiert den Lagerbestand, registriert den Kunden und plant seine Nachverfolgung, ohne dass jemand Daten manuell verschieben muss. Aura Pilot kann einen Großteil dieses Vorgangs innerhalb der von Ihnen genehmigten Grenzen autonom koordinieren. Das Ziel ist einfach und ehrlich: Ihr Team soll aufhören, Roboterarbeit zu leisten, und sich dem widmen, was nur ein Mensch tun kann.