Sådan forlader du Excel og migrerer til en ERP uden at dø af at prøve

Tegn på, at du er vokset ud af Excel

Excel er et vidunderligt værktøj, men det blev ikke lavet til at drive en hel virksomhed. Hvis du identificerer dig med flere af disse tegn, har du allerede passeret det punkt, hvor Excel hjælper dig, og du har nået det punkt, hvor det stopper dig:

• Du har flere versioner af den samme fil, og ingen ved, hvilken der er god længere.
• Kun én person forstår, hvordan formlerne fungerer, og hvis han mangler, stopper alt.
• Du kopierer de samme data fra en fil til en anden flere gange om dagen.
• Du sælger noget, du ikke havde på lager, fordi Excel ikke blev opdateret.
• At få en rapport tager timevis med at sammensætte og opdele i hånden.
• Du kan ikke se oplysningerne i realtid eller fra din mobiltelefon, når du ikke er på kontoret.

Trin 1: Organiser dine data FØR du migrerer

Den største fejl er at migrere rod. Hvis du overfører dine kaotiske Excels som de er til ERP'en, vil du have det samme kaos, men i et nyt system. Migration er den perfekte mulighed for at rydde op. Brug tid på dette, det er den del, der mest bestemmer succes.

• Debug dubletter: det samme produkt med to navne, den samme kunde registreret tre gange.
• Standardiser formater: at alle datoer, priser og koder følger de samme kriterier.
• Udfyld det, der mangler: SKU'er, indkøbspriser, kundeafgiftsdata. Et ERP fungerer godt med komplette data.
• Eliminer de døde: udgåede produkter, kunder, der ikke har købt i årevis. Træk ikke affald.

Trin 2: Migrer i etaper, ikke alle på én gang

Sluk ikke Excel om mandagen og tænd ERP'en med alt om tirsdagen. Den pludselige overgang er det, der får folk til at gå i panik, og projektet mislykkes. Migrer et modul ad gangen, i en logisk rækkefølge, og kør begge parallelt i kort tid, mens du får selvtillid.

• Fase 1 — Katalog og inventar: Upload dine produkter med deres lager. Det er grundlaget for alt andet.
• Fase 2 — Kunder og leverandører: Send din allerede raffinerede telefonbog.
• Trin 3 — Salg og salgssted: Begynd at registrere nyt salg direkte i systemet.
• Fase 4 — Fakturering og økonomi: forbinder CFDI-stempling og finansielle rapporter.
• Trin 5 — Sluk Excel: kun når ERP'en allerede kører stabilt, og teamet har tillid til det.

Trin 3: Tag dit team med dig

Modstand mod forandring er reel. Dine medarbejdere har brugt deres Excels i årevis, og det giver dem sikkerhed. Hvis du ikke får dem med på skibet, vil de blive ved med at bruge deres filer på lur, og du vil have to systemer parallelt for evigt.

• Forklar "hvorfor", ikke kun "hvordan". Lad dem forstå, hvilket problem det løser for dem.
• Træn med deres rigtige opgaver, ikke med generiske eksempler.
• Udnævn en person, du stoler på, som intern reference for daglige tvivl.
• Fejr de første præstationer: den første rapport, der udkom på få sekunder, det første salg uden fejl.

Hvordan Aura gør det nemt

Aura er designet kun til virksomheder, der forlader Excel, ikke til virksomheder med en systemafdeling. Du kan importere dine produkter, kunder og lager fra dine egne filer, så du ikke starter fra bunden: du uploader det, du allerede har.

Den trinvise migrering, vi anbefaler, passer naturligt til Aura-måden: aktiver først beholdning og katalog, derefter salg, derefter fakturering, hvert modul, når du er klar. Og da alt lever på den samme platform, så snart du migrerer en proces, begynder den at forbinde med de andre uden mærkelige konfigurationer.

Ydermere kan du med 14-dages prøveversion teste en reel del af din operation, før du forpligter dig: du uploader en del af dit katalog, registrerer nogle salg og ser selv, at ændringen er det værd. Ikke mere afhængig af en fil, som kun én person forstår.