Jak opustit Excel a přejít na ERP, aniž byste museli umřít

Známky toho, že jste přerostli Excel

Excel je skvělý nástroj, ale nebyl vytvořen pro řízení celé firmy. Pokud se ztotožňujete s několika z těchto znaků, již jste přešli bodem, kde vám Excel pomáhá, a dostali jste se do bodu, kdy vás zastaví:

• Máte několik verzí stejného souboru a nikdo už neví, která je dobrá.
• Jen jeden člověk rozumí tomu, jak vzorce fungují, a pokud chybí, vše se zastaví.
• Několikrát denně kopírujete stejná data z jednoho souboru do druhého.
• Prodáváte něco, co jste neměli na skladě, protože Excel nebyl aktualizován.
• Získání zprávy zabere hodiny ručního skládání a kvadratury.
• Nemůžete vidět informace v reálném čase nebo z vašeho mobilního telefonu, když nejste v kanceláři.

Krok 1: Uspořádejte svá data PŘED migrací

Chybou číslo jedna je migrace nepořádku. Pokud přenesete své chaotické Excely tak, jak jsou, do ERP, budete mít stejný chaos, ale v novém systému. Migrace je ideální příležitostí k úklidu. Věnujte tomu čas, je to část, která nejvíce rozhoduje o úspěchu.

• Duplikáty ladění: stejný produkt se dvěma názvy, stejný zákazník se zaregistroval třikrát.
• Standardizujte formáty: všechna data, ceny a kódy splňují stejná kritéria.
• Doplňte, co chybí: SKU, nákupní ceny, daňové údaje zákazníka. ERP funguje dobře s kompletními daty.
• Eliminujte mrtvé: produkty, které se přestaly vyrábět, zákazníci, kteří už roky nenakupovali. Netahejte odpadky.

Krok 2: Migrujte po etapách, ne všechny najednou

V pondělí nevypínejte Excel a v úterý zapněte ERP se vším všudy. Tento náhlý přechod způsobuje, že lidé propadají panice a projekt selže. Migrujte jeden modul po druhém v logickém pořadí a spouštějte oba paralelně po krátkou dobu, abyste získali jistotu.

• Fáze 1 — Katalog a inventář: nahrajte své produkty s jejich skladem. Je základem všeho ostatního.
• Fáze 2 — Klienti a dodavatelé: pošlete svůj již upravený adresář.
• Fáze 3 — Prodej a místo prodeje: začněte zaznamenávat nové prodeje přímo do systému.
• Fáze 4 — Fakturace a finance: propojuje ražení CFDI a finanční zprávy.
• Fáze 5 — Vypněte Excel: pouze v případě, že ERP již běží stabilně a tým mu důvěřuje.

Krok 3: Vezměte svůj tým s sebou

Odpor ke změně je skutečný. Vaši lidé používají své Excely roky a poskytuje jim to bezpečnost. Pokud je nedostanete na loď, budou dál používat své soubory lstivě a vy budete mít navždy dva paralelní systémy.

• Vysvětlete „proč“, nejen „jak“. Nechte je pochopit, jaký problém to pro ně řeší.
• Trénujte s jejich skutečnými úkoly, ne s obecnými příklady.
• Jmenujte někoho, komu důvěřujete, jako interní referenci pro každodenní pochybnosti.
• Oslavte první úspěchy: první zpráva, která vyšla během několika sekund, první prodej bez chyb.

Jak to Aura usnadňuje

Aura je určena pouze pro podniky, které opouštějí Excel, nikoli pro korporace se systémovým oddělením. Své produkty, klienty a zásoby můžete importovat z vlastních souborů, takže nezačínáte od nuly: nahrajete to, co již máte.

Fázová migrace, kterou doporučujeme, je přirozeně vhodná pro způsob Aura: nejdříve aktivujte inventář a katalog, poté prodej, poté fakturaci, každý modul, až budete připraveni. A protože vše žije na stejné platformě, jakmile proces migrujete, začne se propojovat s ostatními bez podivných konfigurací.

Navíc se 14denní zkušební verzí můžete otestovat skutečný kus svého provozu, než se zapojíte: nahrajete část svého katalogu, zaznamenáte nějaké prodeje a sami uvidíte, že změna stojí za to. Už žádné závislosti na souboru, kterému rozumí pouze jedna osoba.