Jak digitalizovat vaše podnikání krok za krokem

Co to vlastně znamená digitalizovat

Digitalizace neznamená mít hezkou stránku nebo aktivní Instagram. Znamená to, že vaše obchodní informace přestanou žít na papíře, v hlavě člověka nebo ve volných excelech a přesunou se do systému, kde je vše propojeno a lze do něj konzultovat během několika sekund.

Lakmusový papírek je jednoduchý: pokud zítra chybí člověk, který „ví, jak všechno jde“, bude vaše podnikání stále fungovat? Pokud je odpověď ne, ještě nejste digitalizováni, jste závislí na něčí paměti. Cílem je, aby znalosti žily v systému, ne v lidech.

Krok 1: Zmapujte své současné procesy

Nemůžete digitalizovat to, čemu nerozumíte. Než si cokoli koupíte, nakreslete si, jak vaše firma dnes funguje, jaká je, se svými zvraty. Tato mapa je základem všeho.

• Napište celou cestu prodeje: od chvíle, kdy zákazník přijde, až po vyzvednutí a doručení.
• Označte červeně každý krok, kdy někdo kopíruje informace z jednoho místa na druhé (z WhatsApp do Excelu, z Excelu na fakturu).
• Žlutě označte místa, kde se ztrácí čas čekáním na schválení nebo hledáním dat.
• Identifikujte procesy, které závisí na jedné osobě. To jsou vaše slabé stránky.

Krok 2: Začněte tím, co vás bolí nejvíc

Klasickou chybou je chtít digitalizovat vše najednou. Končí to chaosem a napůl nakonfigurovaným systémem, který nikdo nepoužívá. Strategie, která funguje, je zahájit proces najednou, počínaje tím, který vás stojí nejvíce peněz nebo času.

Objednávka, která funguje pro většinu firem:

• Inventář a katalog: víte, co máte, kolik a kde. Bez toho všechno ostatní pokulhává.
• Prodej a prodejní místo: každý prodej zaznamenejte do systému, nikoli do sešitu.
• Účtování CFDI: automatizujte ražení, abyste přestali plýtvat časem (a pokutami) se SAT.
• Zákazníci (CRM): přestaňte ztrácet kontakty a sledujte každou příležitost.
• Sbírky a finance: na první pohled uvidíte, kolik dlužíte, kolik dlužíte a jak měsíc běží.

Krok 3: Vyberte nástroje, které spolu mluví

Zde je nejdražší chyba digitalizace: nákup aplikace pro všechno. Jeden pro inventář, jeden pro fakturaci, jeden pro CRM, jeden pro internetový obchod. Nakonec máte šest systémů, které se nepřipojují, a váš tým tráví den kopírováním dat z jednoho do druhého. To není digitalizace, to je znásobení ruční práce.

Zlaté pravidlo: upřednostněte své nástroje pro sdílení informací. Když prodej sníží zásoby, vygeneruje fakturu a aktualizuje finanční zprávu, aniž by někdo hnul prstem, jste skutečně digitalizováni.

Krok 4: Trénujte a měřte

Nejlepší technologie na světě jsou k ničemu, pokud je váš tým nepoužívá. Adopce je polovina projektu. Věnujte čas tomu, aby lidé pochopili nejen „jak“, ale také „proč“.

• Trénujte se skutečnými případy vašeho podnikání, ne s obecnými manuály.
• Jmenujte interní osobu odpovědnou za řešení pochybností a podporu adopce.
• Definujte 2 nebo 3 metriky, abyste věděli, zda to funguje: čas fakturace, chyby inventury, včas zaznamenané tržby.
• Dejte čas. První týdny jsou těžké; Po měsíci je změna patrná.

Jak to Aura zjednodušuje

Aura řeší základní problém volných nástrojů: místo nákupu šesti systémů máte pouze jeden s více než 120 moduly, které koexistují ve stejné databázi. Zásoby zapnete dnes, prodej příští týden a fakturaci, až budete připraveni, vše propojeno od prvního dne.

To znamená, že nemusíte nic integrovat ani platit za konektory. Prodej, který zaregistrujete v místě prodeje, sníží zásoby, spustí fakturu CFDI a okamžitě se objeví ve vaší finanční zprávě. Je to digitalizace bez bolestivé části svazování systémů, které nebyly vytvořeny tak, aby spolu mluvily.

A protože jsou v cloudu, vaše informace přestanou žít v počítači nebo v něčí hlavě: žijí v systému, ke kterému máte přístup odkudkoli, s automatickým zálohováním. Začnete zkouškou a postupujete svým vlastním tempem.