Com deixar Excel i migrar a un ERP sense morir a l'intent

Senyals que ja se't va quedar noi l'Excel

Excel és una eina meravellosa, però no va ser feta per córrer un negoci sencer. Si t'identifiques amb diversos d'aquests senyals, ja vas passar el punt on l'Excel t'ajuda i vas arribar al punt on et frena:

• Tens diverses versions del mateix fitxer i ja ningú sap quina és la bona.
• Només una persona entén com funcionen les fórmules, i si falta, es para tot.
• Copieu les mateixes dades d'un fitxer a un altre diverses vegades al dia.
• Vens alguna cosa que no tenies en estoc perquè l'Excel no estava actualitzat.
• Treure un reporti et pren hores d'armar i de quadrar a mà.
• No pots veure la informació en temps real ni des del mòbil quan no ets a l'oficina.

Pas 1: ordena les teves dades ABANS de migrar

L'error número u és migrar el desordre. Si passes els teus Excels caòtics tal com a l'ERP, tindràs el mateix caos però en un nou sistema. La migració és loportunitat perfecta per netejar. Dediqueu-hi temps, és la part que més determina l'èxit.

• Depura duplicats: el mateix producte amb dos noms, el mateix client registrat tres cops.
• Estandarditza formats: que totes les dates, preus i codis segueixin el mateix criteri.
• Completa el que manca: SKUs, preus de compra, dades fiscals de clients. Un ERP funciona bé amb dades completes.
• Elimina el que és mort: productes descontinuats, clients que no compren fa anys. No arrossegueu escombraries.

Pas 2: migra per etapes, no tot de cop

No apagueu l'Excel un dilluns i prengueu l'ERP amb tot el dimarts. Aquesta transició de cop és la que fa que la gent entri en pànic i el projecte fracassi. Migra un mòdul, en un ordre lògic, i corre tots dos en paral·lel un temps curt mentre guanyes confiança.

• Etapa 1 — Catàleg i inventari: apuja els teus productes amb les seves existències. És la base de tota la resta.
• Etapa 2 — Clients i proveïdors: passa el teu directori ja depurat.
• Etapa 3 — Vendes i punt de venda: comença a registrar les vendes noves directe al sistema.
• Etapa 4 — Facturació i finances: connecta el timbrat CFDI i els reports financers.
• Etapa 5 — Apaga l'Excel: només quan l'ERP ja corri estable i l'equip hi confiï.

Pas 3: porta el teu equip amb tu

La resistència al canvi és real. La teva gent fa anys que té els seus Excels i els dóna seguretat. Si no els puges al vaixell, seguiran usant els seus arxius d'amagat i tindràs dos sistemes en paral·lel per sempre.

• Explica el “per què”, no només el “com”. Que entenguin quin problema els resol a ells.
• Capacita amb les tasques reals, no amb exemples genèrics.
• Anomena algú de confiança com a referent intern per a dubtes del dia a dia.
• Celebra els primers èxits: el primer reporti que va sortir en segons, la primera venda sense errors.

Com ho facilita Aura

Aura està pensat just per a negocis que surten d'Excel, no per a corporatius amb departament de sistemes. Pots importar els teus productes, clients i existències des dels teus propis fitxers, així que no arrenques de zero: puges el que ja tens.

La migració per etapes que recomanem encaixa natural amb la forma d'Aura: actives primer inventari i catàleg, després vendes, després facturació, cada mòdul quan estiguis llest. I com tot viu a la mateixa plataforma, així que migres un procés ja comença a connectar-se amb els altres sense configuracions rares.

A més, amb el trial de 14 dies pots fer la prova amb un tros real de la teva operació abans de comprometre't: puges una part del teu catàleg, registres unes vendes i comproves tu mateix que el canvi val la pena. S'ha acabat això de dependre d'un fitxer que només una persona entén.