أتمتة العمليات: كيفية التوقف عن القيام بالعمل اليدوي

ما هي أتمتة العملية؟

إن أتمتة العملية هي تكوين البرنامج لتنفيذ سلسلة من المهام التي تقوم بها يدويًا اليوم فقط، والتي يتم تشغيلها بواسطة حدث واتباع القواعد التي تحددها. البنية هي نفسها دائمًا: عندما يحدث "هذا"، افعل "ذاك". عندما يأتي أمر، يتم إنشاء الفاتورة. عندما لا يدفع العميل خلال ثلاثة أيام، أرسل له تذكيرًا. عندما ينخفض ​​المخزون إلى ما دون مستوى معين، فإنه يقدم الطلب إلى المورد.

المفتاح هو التمييز بين المهام التي تتطلب الحكم البشري والمهام التي تتطلب فقط اتباع الإجراء. إن تحديد استراتيجية التسعير لعملك يحتاج إلى شخص مفكر. قم بإرسال البريد الإلكتروني الترحيبي لكل عميل جديد، لا: هو نفس البريد الإلكتروني، بنفس الخطوات، في كل مرة. يعتبر هذا النوع الثاني من المهام مرشحًا مثاليًا للتشغيل الآلي، وهو عادةً ما يضيع معظم الوقت دون أن ندرك ذلك.

كيف تعرف ما هو الأفضل بالنسبة لك للأتمتة

ليس كل شيء آليًا وليس من المناسب القيام بذلك. يلبي مرشح الأتمتة الجيد العديد من هذه العلامات:

• إنه أمر متكرر: تفعل ذلك عدة مرات في اليوم أو الأسبوع أو الشهر.
• وهو يتبع قواعد واضحة: يمكن وصفه بأنه "إذا حدث هذا فافعله"، دون الاعتماد على الفكاهة أو الحكم.
• إنه عرضة للخطأ البشري: التقاط البيانات، ونسخ الأرقام، وعدم نسيان المتابعة. فقط حيث يخطئ الناس لأنهم متعبون.
• فهو لا يوفر قيمة في حد ذاته: فلا أحد يدفع لك مقابل كتابة نفس البيانات في ثلاثة أنظمة؛ إنهم يدفعون لك مقابل النتيجة.
• يقع بسبب النسيان: متابعات لم تتم، تذكيرات لم ترسل، رسوم ضاعت.

أمثلة على العمليات التي يمكن لأي شركة تقريبًا تشغيلها تلقائيًا

ولتوضيح الأمر، هناك عمليات شائعة حيث تؤتي الأتمتة ثمارها بسرعة، بغض النظر عن الدوران:

• المبيعات: إرسال رابط الدفع، تأكيد الطلب، الإخطار عند مغادرة الشحنة واستعادة العربات المهجورة.
• تنبيه: قم بالإجابة على الأسئلة المتداولة على الفور، ومتابعة التذاكر واطلب التقييم بعد الحل.
• الشؤون المالية: إنشاء الفاتورة عند إغلاق عملية البيع، وتسوية الدفعات التي تصل إلى البنك، وإخطار الحسابات المستحقة القبض المتأخرة.
• المخزون: قم بإعادة ترتيب المنتجات عندما تكون أقل من الحد الأدنى وتحذير من النقص قبل نفاد أي شيء للبيع.
• التسويق: إرسال تسلسل الترحيب وإعادة تنشيط العملاء غير النشطين وجدولة المنشورات دون انتظارها.

كيف تبدأ دون كسر أي شيء

الخطأ الأكثر شيوعًا هو الرغبة في أتمتة كل شيء مرة واحدة. الطريقة المعقولة هي تدريجية وقابلة للتحقق:

• ابدأ بمهمة واحدة، وهي المهمة الأكثر تكرارًا ومللًا التي يمكنك التفكير فيها. النصر السريع أكثر إقناعا من الخطة العظيمة.
• التشغيل التلقائي في الوضع الخاضع للإشراف أولاً: اسمح للنظام بإعداد الإجراء واطلب موافقة الإنسان عليه، حتى تثق به.
• قم بقياس النتيجة: كم عدد الساعات التي أرجعتها لك، وكم عدد الأخطاء التي تجنبتها. ما يتم قياسه هو تحسين.
• اترك المقود: عندما تظهر الأتمتة أنها تعمل بشكل جيد، اتركها تعمل من تلقاء نفسها وانتقل إلى التالي.
• اترك الفرامل دائمًا: قواعد واضحة بشأن متى يجب على النظام التوقف وإخطار الشخص.

الأتمتة مع الذكاء: قفزة الهالة

تتبع الأتمتة التقليدية قواعد صارمة: إذا حدث هذا بالضبط، فافعله بالضبط. يعمل بشكل جيد للغاية للعمليات التي يمكن التنبؤ بها. لكن العديد من العمليات التجارية لها فروق دقيقة لا تغطيها القاعدة الثابتة: العميل الذي يكتب بشكل مختلف، وهو موقف لم يكن متوقعًا. هذا هو المكان الذي يأخذ فيه الذكاء الاصطناعي الأتمتة إلى مستوى أعلى، لأنه يمكنه فهم السياق واتخاذ القرار، وليس مجرد اتباع البرنامج النصي.

تجمع الهالة بين العالمين. يحتوي على تدفقات تلقائية لتسلسلات واضحة (عندما يأتي أمر، قم بهذه السلسلة من الخطوات) ووكلاء الذكاء الاصطناعي لما يتطلب الحكم (فهم المحادثة والاستجابة بشكل جيد). نظرًا لأن كل شيء يعيش في نفس النظام، فإن الأتمتة تعبر الأقسام دون مشكلة: تؤدي عملية البيع إلى إصدار الفاتورة وتحديث المخزون وتسجيل العميل وجدولة متابعته، دون أن يقوم أي شخص بنقل جزء من البيانات يدويًا. يمكن لـ Aura Pilot تنسيق الكثير من تلك العملية بشكل مستقل ضمن الحدود التي توافق عليها. الهدف بسيط وصادق: أن يتوقف فريقك عن القيام بأعمال الروبوتات ويكرسوا أنفسهم لما لا يستطيع فعله سوى الإنسان.